Comprendre l’importance de l’ITIN pour les non-résidents américains
L’acquisition d’un Numéro d’Identification Fiscale Individuel (ITIN) s’avère souvent cruciale pour les non-résidents américains engagés dans des affaires fiscales aux États-Unis. Cependant, cette démarche peut être rejetée pour diverses raisons. Dans cet article, nous allons mettre en lumière les quatre motifs de refus les plus fréquents lors d’une demande d’ITIN par le Service des Impôts Internes (IRS). L’objectif est de vous aider à contourner les obstacles habituels.
Le processus de demande d’ITIN : simplicité trompeuse
La demande d’un ITIN peut sembler extrêmement facile à première vue. En effet, le formulaire W-7 requis n’a qu’une seule page et ne pose aucune question complexe. Toutefois, il y a une raison pour laquelle le guide d’instruction de ce formulaire compte 14 pages. Comme le dicton le souligne, le diable est dans les détails !
Piège courant : erreurs dans les documents d’identification justificatifs
La raison principale de refus d’une demande d’ITIN, et la plus courante, réside dans les erreurs commises au niveau des pièces d’identification justificatives à fournir. La méthode la plus simple pour les détenteurs est d’ajouter une copie certifiée conforme de leur passeport. Cependant, il est essentiel de comprendre ce que l’IRS entend par “copie certifiée conforme”.
Qu’est-ce qu’une copie certifiée conforme pour l’IRS?
Une photocopie faite par le demandeur n’est pas une copie certifiée conforme, pas plus qu’une copie attestée par un commissaire aux serments ou une copie notariée. En réalité, seules deux options sont valides : une copie authentifiée par l’entité qui a délivré le document, ou une copie effectuée par un agent de certification de l’IRS. Par exemple, pour un passeport canadien, l’entité délivrante est le Canada. Sinon, des personnes spécialement formées, faisant partie du programme Certifying Acceptance Agent de l’IRS, ont la même autorité et peuvent ainsi simplifier le processus.
Alternatives au passeport pour la demande d’ITIN
Si vous ne possédez pas de passeport, il est possible d’utiliser une combinaison de votre acte de naissance et d’un document d’identité national avec photo. Néanmoins, là encore, des copies certifiées conformes par l’entité délivrante sont requises. Donc, à moins d’être prêt à envoyer vos documents originaux à l’IRS, la seule option viable est de recourir aux services d’un Certifying Acceptance Agent.
Le rôle essentiel du Certifying Acceptance Agent
La deuxième cause de refus est l’omission de joindre un rapport fiscal à la demande d’ITIN. L’objectif principal de l’obtention d’un ITIN est la nécessité de déposer un rapport d’impôt américain et donc davoir besoin d’un numéro d’identification.
Comment synchroniser la demande d’ITIN et le dépôt du rapport fiscal
De nombreuses personnes sont correctement informées qu’elles auront besoin d’un ITIN pour déposer leurs impôts américains. Ces personnes bien intentionnées tentent alors d’obtenir un ITIN en prévision du dépôt d’un rapport fiscal. Cependant, ce n’est pas ainsi que fonctionne le processus. La demande d’ITIN doit coïncider avec le dépôt du rapport d’impôt, et non le précéder. Par conséquent, pour la plupart des raisons utilisées pour demander un ITIN, un formulaire 1040 ou 1040NR doit être joint.
Troisième écueil : choisir la mauvaise raison pour la demande d’ITIN
La troisième cause de refus survient lorsque le demandeur n’utilise pas ou n’inscrit pas la bonne raison, ou ce qu’on appelle une exception, pour demander un ITIN.
Comprendre les exceptions à la demande d’ITIN sans rapport fiscal
Il est en effet possible d’obtenir un ITIN sans rapport fiscal en cochant la case h du formulaire. Cependant, il faut alors choisir une exception applicable parmi une liste très limitée et définie par l’IRS. Chaque exception nécessite des documents justificatifs spécifiques et il faut suivre strictement les instructions de l’IRS à ce sujet. Tenter de lister une exception qui ne figure pas sur la liste approuvée par l’IRS aboutira inévitablement à un rejet automatique.
Quatrième erreur : la mauvaise méthode de livraison de la demande
La dernière raison de refus, bien qu’elle soit la plus facile à éviter, concerne la méthode de livraison de la demande.
L’importance de la demande originale et de la signature manuscrite pour l’IRS
Une demande originale en papier avec une signature au stylo doit toujours être envoyée à l’IRS. Toute demande envoyée sous forme de photocopie d’un formulaire signé sera rejetée. Les signatures électroniques sont également hors de question. L’IRS fonctionne encore avec des méthodes traditionnelles et n’a pas encore adapté les nouvelles technologies.
